SMK NUSANTARA MELAWI

Mengenal Prosedur Kerja

a. Pengertian

Dalam kehidupan sehari-hari manusia tidak bisa lepas dari berbagai macam aktivitas yang salah satu diantaranya adalah aktivitas yang disebutt berkerja. Aktivitas yang disebut bekerja ini biasa dilaksanakan secara rutin dirumah tangga seperti memasak, mencuci, membersihkan rumah dan lain-lain. Disisi lain terdapat juga bekerja yang dilakukan pada satu lingkungan organisasi atau kantor.

Organisasi atau kantor yang didirikan tentu saja memiliki tujuannya masing-masing dan untuk mencapai tujuan tersebut maka diangkatlah para pegawai yang kemudian kepada para karyawan tersebut akan diberikan tugas yang diuraikan urutan kerja atau Deskripsi Kerja. Berdasarkan uraian tugas ini para karyawan mengerjakan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Dapat dipahami bahwa semakin besar organisasi atau kantor maka semakin besar pula volume pekerjaannya, dengan demikian semakin banyak pula karyawan yang diperlukan. Dengan kondisi ini perlu dilakukan pengelaolaan berbagai jenis pekerjaan tersebut yang dapat dibagi kedalam bagian-bagian atau divisi-divisi yang secara otomatis pula dikerjakan oleh para karyawan yang memiliki kualifikasi ketrampilan yang relevan.

Agar semua pekejaan tersebut dapat diselenggarakan oleh para karyawan yang telah ditetapkan maka harus ditetapkan prosedur kerja. Dari penjelasan ini dapat dipahami tentang pengertian prosedur kerja yaitu :

Tatacara dalam menyelesaikan pekerjaan. Dengan mematuhi prosedur kerja maka pekerjaan akan dapat dilaksanan secara sistematis/teratur dengan tahapan-tahapan yang benar.

b. Prinsip-Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja
Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya dengan tahapan yang teratur, dan pada akhirnya dapat diselesaikan menurut limit waktu yang telah ditentukan. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang sudah kompeten dibidangnya. Selain itu juga diperlukan hal-hal sebagai berikut :
1. Memiliki kemampuan dan kewenangan
2. Adanya pengalaman kerja dari proses kerja yang terdahulu
3. Adanya pembanding dalam proses kerja sejenis dengan kantor lain
4. Melaksanakan out Sourching Progam
5. Melaksanakan Bench Marking ( studi banding )

Apabila kondisi tersebut diatas telah terpenuhi untuk menyusun sebuah prosedur kerja, maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai beriikut

1). Rasional
Setiap prosedut kerja harus masuk akal dan mudah dipahami, sehingga semua orang sesuai dengan kualifikasinya akan dengan mudah untuk mengerti.

2) Sistematis
Menggunakan urutan kerja yang teratur, yakni mengalir dari tahap pertama, kedua dan seterusnya.

3) Bersifat Operasional
Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan bukan bersifat teoritis.
4) Menggunakan jarak terpendek
Setiap pekerjaqan sedapat mingkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang.

5) Menekankan kepada prinsip rangkaian kerja
Artinya semua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan.

6) Menekankan kepada efisiensi dan efektifitas dalam peoses penyelesaian pekerjaan.

7) Terukur
Dalam setiap tahapan pekerjaan dapat diukur sejauh mana tentang keberhasilan.


C. Contoh-Contoh Prosedur
Untuk lebih memberikan pemahaman terhadap prosedur kerja, dibawah ini diberikan contoh-contoh prosedur kerja pada lingkup pekerjaan kantor. Dikantor apapun biasanya dikerjakan jenis-jenis pekerjaan dibawah ini serta standar perosedur penyelesaian sebagai berikut :

1) Pengurusan surat
a) Surat Masuk
- Penerimaan serat masuk
- Penyortiran
- Pengagendaan
- Pemberian disposisi
- Melaksanakan isi disposisi
- Menyimpan surat

b) Surat Keluar
- Perintah membuat surat oleh Pimpinan
- Pembuatan konsep surat
- Pengetikan surat
- Ditaklik
- ditandatangani
- penomoran dan pengagendaan
- pengirimansurat asli/tembusan
- penyimpanan tindasan
2) Pengurusan Arsip
a) Penciptaan arsip
^ Menggunakan prosaedur penciptaan arsip termasuk didalamnya surat atau dokumen lain
^ Menjaga kerahasiaan arsip yang masih aktip
b) Penyimpanan arsip ( filing )
^ Menggunakan system kearsipan yang sesuai dengan kondisi kantor (system abjad, subyek, nomor, tanggal,wilayah)
^ Dalam tehnis penyimpanan, dimulai dari indentifikasi arsip menurut kelompoknya, memberikan kode klasifikasi berdasarkan daftar klasifikasi berdasarkan daftar klasifikasi (bila system tersebut menggunakan daftar klasifikasi ), mengisi kartu kearsipan yang sesuai, menyimpan kartu serta menyinmpan surat.
c) Penemuan arsip ( finding )
^ Memahami indentifikasi arsip berdasarakan system keaarsipan yang dipergunakan
^ Menemukan kode klasifikasi surat
^ Menemukan kartu
^ Menemukan surat
d) Penyusutan arsip
^ Untuk arsip aktip tidak boleh disusutkan karena masih dipergunakan
untuk mendukung pekerjaan sehari-hari(arsip dinamis)
^ Dibuat daftar pertelaan arsip
^ Apabila menurut daftar telah bias disusutkan, maka dilaksanakan penyusutan dengan menggunakan berita acara dan saksi-saksi
^ Untuk arsip yang memiliki nilai guna nasional/penting bagi bangsa dan Negara, maka diserahkan kekantor arsip nasional



3) Pelayanan telepon
a) Telpon masuk
^ Jangan biarkan telpon berdering terlalu lama (maksimal 3 kali berdering )
^ Ucapkan salam dan perkenalan diri
^ Menanyakan dengan siapa ingin berbicara
^ Menanyakan apa keperluannya
^ Apabila yang dicari tidak berada ditempat, catatlah pesan pesannya
^ Tutuplah pembicaraan telpon dangan salam
b) Telepon keluar (menelepn)
^ Persiapkan intisari masalah yang akan dibicarakan dalam bertelepon
^ Pastikan bahwa nomor telepon tidak salah
^ Ucapkan salam dan perkenalkan diri
^ Berbicaralah seperlunya dengan suara yang jelas
^ Akhiri pembicaraan dengan salam dan ucapan terima kasih

4) Kepegawaian
a) Merekrut karyawan (recruitment)
^ Analisis jabatan
^ Membuat pengumuman /informasi penerimaan calon karyawan
^ Melaksanakan tes /seleksi
^ Membuat keputusan tentang penerimaan karyawan
b) Penempatan pada jabatan tertentu
c) Pemberian hak dan kewajiban
d) Pengembangan karyawan
e) Melaksanakan mutasi
f) Pemensiunan

5) Pelayanan Tamu
^ Bersikap ramah dan sopan kepada setiap tamu yang datang
^ Mengetahui identitas tamu serta apa keperluannya
^ Permasalahan yang disampaikan
^ Menunjukan sikap mau menolong
^ Apabila tidak dapat bertemu dengan orang yang dicari, maka harus dibuatkan janji temu

d. Pemahaman terhadap perubahyan prosedur kerja
adalah suatu prosedur dalam menyelesaikan pekerjaan dan sudah dibakukan.Padaq suatu poenyusunan prosedur ini tentu saja telah melalui p[roses yang panjang, sehingga dihasilkanprosedur kerja tersebut. Sampai seberapa lama prosedur kerja itu dipergunakan? Tentu saja sampai suatu keadaan masih membutuhkan prosedur kerja tersebut,artinya apabila sudah prosedur kerja sudah mulai kurang /tidak sesuai dengan tuntutan perubahan, maka prosedur kerja juga harus dirubah atau disempurnakan.
Perubahan / ( baca : penyempurnaan ) ini sebenarnya wajar saja mengingat dunia kerja dikantor tidak bias dilepaskan dari factor pendukung lainnya seperti perkembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi, persaingan bisnis , pasar kerja, dan lain-lain.Dan justru apabila tuntutan mengharuskan adanya perubahan/penyempurnaan sedangkan tidak juga dilakukan perubahan, maka justru akan terjadi kontra produktif dan yang pasti akan terjadi beberapa kemungkinan akibat sebagai berikut:
1. Terjadi pemborosan sumber daya baik,baik sumber daya manusia, fasilitas, maupun financial
2. terjadinya inefisiensi dan inefektifitas
3. Terjadinya jenjang penyelesaian pekerjaan (birokrasi ) yang panjang menyebabbkan terjadinya pemborosan
Memang pada kenyataannya banyak mental karyawaan , yang suka dengan hal-hal yang lama karena memiliki romantisme dengan prosedur kerja yang lama. Banyak karyawan yang merasa tidak nyaman apabila prosedur kerja yang lama tersebut tedak dilakukan dan selalu mempertahankan adanya prosedur kerja yang lama sikap mental inilah yang sebenaranya justru menghambat terjadinya perubahan prosedur kerja menuju pencapaian penyelesaian pekerjaan secara efisien.

Berdasarkan pemikiran tersebut, maka setiap pimpinan harus senantiasa dapat melakukan proses analisa apakah prosedur kerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan perlu dipertahankan atau perlu disempurnakan disesuaikan.Dasar dari keputusan terhadap perlu tidaknya pesrubahan, pesnyesuaian atau penyempurnaan itu adalah sebagai berikut :
1. Apakah prosedur kerja yang selama ini berjalan benar-benar menghasilkan kerja yang efektif dan efisien
2. Apaqkah dengan prosedur kerja yang lama masih mampu memberikankepuasan bekerja bagi para karyawan
3. Apakah daengan prossedur kerja yang lama mampu menciptakan hubungan harmonis antar karyawan

Apabila jawaqban dari pertanyaan ini sudah mnunjukan hasil negative, maka sudah saatnya diperlukan peruybahan, penyesuaian atau penyempurnaan prosedur kerja.

e. Pemahaman tentang permasalahan dalam prosedur kerja.
Sudah dipahami bahwa penyusunan prosedur kerja dimaksudkan sebagai pedoman dalam tahap-tahap penyelesaian pekerjaan agar peskerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan hasil yang sebaik-baiknya serta dengan target waktu yang tepat.Namun pada kenyataannya bias saja prosedur kerja tersebut tidak/kurang dapat dilaksanakan dengan berbagai alasan baik itu alasan bersifat pribadi dari masing-masing karayawan maupun a
Lasan yang berasal dari luar karyawan.
Berbagai hal yang menyebabkan terjadinya permasalahan tersebut, yaitu :



1. Internal karyawan
Adalah hambatan yang berasal dari diri para karyawan. Beberapa hal yang menjadi penyebabnya adalah :
a) Sikap mental negative
yang termasuk sikap mental negatif adalah :
^ Malas dalam bekerja
^ Tidak/kurang memiliki kegairahan/semangat kerja
^ Selalu berfikir negative terhadap lingkungan
b) Kurang mau menyesuaikan dengan perubahan atau sesuatu hal yang baru
c) Kurang mau mengembangkan diri sehingga ketinggaln dengan tuntutan jaman
d) Senantiasa bersikap negative terhadap sesuatu yang baru
e) Memiliki watak yang konservatif atau tidak mau melakukan perubahan dan cenderung bertahan pada pola lama
f) Enggan menerima ide atau ketrampilan baru
g) Kurangnya komitmen dalam penyelesaian pekerjaan
h) Cepat berpuias diri dengan keberhasilan yang dicapai
2) Eksternal
Merupakan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap prosedur kerja yang timbul dari luar diri karyawan misalnya :
a) Kondisi keamanan yang kurang kondusif sehingga mengurangi konsentrasi kerja.
b) Kondisi hubungan antar karyawan yang kurang kondusif sehingga membuat karyawan merasa tidak betah tinggal berlama-lama di kantor.
c) Kondisi social budaya sekitar yang mungkin kurang sesuai dengan keadaan pada diri karyawan.
d) Kondisi lingkungan kerja yang kurang memberikan motivasi berkembang bagi karyawan, misalnya : pimpinan yang otoriter, persaingan antar karyawan yang kurang sehat, dll.
e) Sikap mental masyarakat yang cenderung ingin selalu mempertahankan pola lama dan kurang mau menerima ide-ide baru
f) Kurangnya sosialisasi/pemberian informasi terhadap adanya ide atau ketrampilan baru dari seorang karyawan kepada karyawan lain.
Untuk menjaga dan memelihara agar prosedur kerja ini dapat berjalan dengan baik, maka seorang pimpinan harus dapat dengan jeli memantau setiap perkembangan dan perubahan dan harus memiliki daya analisa terhadap lingkungannya, karena dalam teori organisasimedern dipahami bahwa konflik itu sesuatu yang wajar dan pasti terjadi, namun apabila kita telah melaksanakan proses analisa terhadap datangnya konflik tersebut, maka apabila hal tersebut menjadi kenyataan, maka akan relative lebih mudah dicari jalan keluarnya. Pada kenyataannya konflik bias bersifat sederhana dan dapat pula bersifat rumit. Agar kita dapat memahami jenis-jenis konflik ini, dibawah ini disajikan cirri-ciri dari kedua jenis konflik tersebut, yaitu beserta cara pemecahannya.
Identifikasi permasalahan tersetut adalah :
a) Permasalahan sederhana
Permasalahan ini memiliki cirri-ciri sbb :
^ Permasalahannya kecil
^ Berdiri sendiri
^ Tidak ada atau kurang kerkaitaanya dengan permasalahan yang lain
^ Tidak mengandung konsekuensi yang besa
Jika permasalahan ini muncul dalam suatu organisasi maka solusi pemecahannya dapat dilakukan secara individual, dengan teknik-teknik :
^ Intuisi
Yakni kata hati dari orang yuang akan mencari jalan keluar
^ Pengalaman
Dengan pengalaman terhadap kejadian masa yang lau yang mungkin sejenis biasanya dapat dipergunakan dalam mambantu menyelesaikan masalah.
^ Wewenang yang melekat pada jabatan
Dengan menggunakan wewenang yang ada berarti menggunakan pendekatan kekuasaan atau power. Cara ini bias digunakan apabila dengan pendekatan-pendekatan diatas belum berhasil.


b) Permasalahan Rumit
Memiliki cirri-ciri sbb. :
^ Permasalahhanya besar
^ Tidak bewrdiri sendiri
^ Saling berkaitan dengan permasalahan lainnya
^ Mengandung konsekuensi yang besar
^ Pemecahan permasalahnya memerlukan pemikiran yang luas dan mendasar

Untuk pemecahan masalah yuang rumit ini, selain dikperlukan intuisi, pengalaman, kebiasaan, gakta dan informasi serta wewenang juga masih perlu lagi mengklasifikasi permasalahjan tersebut apakah secara mendalam, apakah permasalahan tersebut termasuk tidak terstruktur. Atau yang terstruktur.

Apabila permasalahannya tersturktur maka pemecahanya relative lebih mudah karena bersifat rutin pula. Misalnya terjadi masalah tentang pengusulan kenaikan pangkat, maka dicari apa yang mendjadi permasalahan untuk kemudian diselesaikan. Namin apabila permasalahanya tidak terstruktur maka penmyesesainnya harus menggunakan teknik-teknik khusus.

3. Rangkuman
a. Prosedur kerja adalah tata cara menyelesaikan suatu pekerjaan
b. Prosedur kerja yang telah disusun dan dilaksanakan dalam proses pernyelesaian bias saja dilakukan lperubahan, kpenyesuaian dan pemnyempurnaan yang disesuaikan dengan perkembangan tututan jaman serta perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
1. Terjadinya perubahan prosedur kerja tersebut mungkin akan menimbulkan dampak baik positif maupun negative dan apabila lperubahan tersebut direncanakan secara matang dan disosialisasikan dengan baik, maka tidak dampak negarifnya akan Salaoen Soeharyo, Drs, MPA, System Administrasi Negara RI, Lembaga Administrasi Negara Jakarta, 1988
2. Sianipar, G,JP, Manajem,en Pelayanan Masyarakat, Lembaga Administrasi Negara, Jakarta, 1988